We merken dat het soms als streng wordt ervaren wanneer wij een afspraak die binnen 24 uur wordt afgezegd niet kosteloos wijzigen of verwijderen, ook als iemand aangeeft ziek te zijn. We snappen dat wel en we voelen ons ook wel een beetje streng, maar het is helaas echt noodzakelijk. Eerder legden we al uit dat waaruit het tarief voor ergotherapie is opgebouwd en dat dat eigenlijk al te laag is. Hier leggen we graag uit waarom we in het bijzonder met te laat afgezegde afspraken of zogeheten ‘no-shows’ strikt moeten omgaan.
Wanneer een afspraak op het laatste moment wordt afgezegd of helemaal niet wordt waargenomen, hebben wij de tijd wel voor je gereserveerd en maken we daar dus kosten voor. Dat betekent dat er tijd verloren gaat waarin we geen andere cliënten kunnen helpen, terwijl de praktijk- en personeelskosten gewoon doorlopen. Deze plek kunnen we heel kort van tevoren vrijwel nooit meer opvullen. En als we het wel kunnen opvullen kost dat onze planning vaak een hoop puzzelwerk en dus extra tijd. Momenteel hebben we een wachttijd voor een eerste afspraak. Het is dan extra wrang als er gaten in de agenda van een therapeut ontstaan. We willen onze tijd natuurlijk zo efficient mogelijk plannen zodat we zo veel mogelijk mensen goed kunnen helpen.
Sinds de coronaperiode zien we bovendien een sterke toename in het aantal ziekmeldingen. Natuurlijk nemen we iedere melding serieus en gaan we uit van eerlijkheid. Tegelijkertijd is ‘ziek zijn’ iets wat niet te controleren is, waardoor het voor ons onmogelijk wordt om hier flexibel mee om te gaan zonder dat dit grote gevolgen heeft. Kortgezegd: we zijn zo streng geworden om de praktijk financieel gezond te houden.
Wat we merken sinds we zo “streng” zijn: de continuïteit van zorg is veel beter geworden: mensen geven vaak na een omgezet telefonisch of videobelconsult aan dat het toch wel fijn was om even contact te hebben. Ook blijft een behandelplan op de rit staan omdat de vervolgafspraken meteen gemaakt worden.
Verder wordt er over het geheel serieuzer omgegaan met de afspraken waardoor we de behandeling sneller doorlopen en dus meer mensen kunnen helpen.
Bovendien is het altijd duidelijk wanneer het te laat is en wanneer op tijd, er zijn geen twijfelgevallen en er is geen discussie nodig (of mogelijk). Wij zijn er dus blij mee.
Wat we wel belangrijk vinden:
- Ben je (mogelijk) besmettelijk? Neem je verantwoordelijkheid en kom niet naar de praktijk om anderen te beschermen.
- We denken altijd met je mee: een afspraak kan vaak ook telefonisch of online doorgaan. We bieden dit in ieder geval altijd aan. Zo blijft je behandeling op schema én kunnen we direct een nieuwe fysieke afspraak inplannen.
- We zijn relatief flexibel: als je minstens 24 uur van te voren én op een werkdag aangeeft je afspraak te willen wijzigen of annuleren is dat kosteloos.
Bijvoorbeeld: als je op dinsdagochtend om 10 uur een afspraak hebt en je zegt op maandagochtend om 09:30 af dan ben je op tijd. Als je op maandagochtend om 09:00 een afspraak hebt en je zegt op vrijdagmiddag om 16:00 af dan ben je op tijd (hoewel we dan ook onmogelijk de tijd nog kunnen opvullen).
We horen het het liefst natuurlijk zo vroeg mogelijk zodat we die kostbare tijd goed kunnen benutten.
Op deze manier proberen we samen de zorg toegankelijk, eerlijk en betaalbaar te houden voor iedereen.
Bedankt voor het begrip!